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わかりやすく伝える書き方・話し方!

2020-01-30

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こんにちは、めぐる(@fpmeguru)です。

 

今回は、わかりやすく伝える書き方・話し方について。

 

喋ることをお仕事にしている方のお話を聞く機会があり、これは今後ブログを書くにも日常生活にも活かせるな!と思い、私なりにまとめてみました。

 

 

 

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「伝えた」と「伝わった」は違う

 

「伝えた」だけでは意味がない。「伝わったこと」で価値が生まれます。

伝えることは誰にでもできますが、伝わるためには技術が必要です。

 

そのためには

・見せる→【易しい】記憶に残りやすい。資料等が後で残る、見直せる。

・話す→【難しい】聞いた順番にしか理解できない。メモをしていると聞き逃すこともある。

 

このように、「話す」ことの方が難しいのです。

 

ここで皆様が間違えやすいことがあります。

「話す技術」というのは、話術よりも話の組み立ての方が大切!!

 

聞き手は、興味があるから来てくれているのです。

ブログもそうですね。題名を見て、もしくは書いているその人自身に「興味がある」から読んでもらえるのです。

 

元々「興味がある」ものなので、多少喋る(書く)技術がなくても、理解しようとしてくれます。

それよりも、話の構成の方が大事です。

 

 

 

構成の基本

 

①結論

②理由

③反証

④補強

 

起承転結…と思いがちですが、これは物語の構成。

 

何かを伝える立場になった時は、「結論→理由→反証→補強」という構成にすると、わかりやすくなるそうです。

 

 

例えば

①私は、iDecoをやっています。

②理由は、掛金が全額所得控除、運用益が非課税等のメリットがあるからです。

③しかし、デメリットもあります。60歳まで引き出せないので、長い間資金が拘束されます。

④それでも私は、老後資金を用意するという点でiDecoは良い制度だと思い、今後も積立を続けていこうと思います。

 

…こんな感じかなぁ。

 

めぐる
どう?わかりやすい?

 

 

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わかりやすく伝える技術

「全体」から「部分」へ

結論が、理由は

 

【例】

昨日、高校時代からの親友で今でも1ヶ月に1回くらい会っている仲良しのK美から、私が会議で遅くなる日に飲みに行きたいとLINEがあったので、仕方なく断りました。

私は昨日、親友からの飲みの誘いを断りました。

彼女は高校時代からの付き合いで、今でも1ヶ月に1回会うくらい仲良しです。

でもその日は、私が会議で遅くなるので、仕方がありませんでした。

 

項目に分ける

見出しを作る。

 

こちらは「見る」という点で大切なところです。

同じサイズ、同じ色の文字がずらーーーーっと並んでいると、人は見る気を無くします。

見出しを作って、「ここにはこれが書いてあります」と最初に示すと、読んでいてもわかりやすいです。

 

 

短い文章

「接続助詞」ではなく「接続詞」を使う。

 

【例】

今日は買い物に行こうとしたのですが、雨だったし、車があれば良かったけれど自転車しか使えなかったので、行かないことにしました。

今日は買い物に行こうと思っていました。

しかし、今日は雨でした。

しかも車がなく、自転車しか使えません。

だから、行くのをやめました。

 

 

喋りの技術

 

こちらは「喋る」ことに関してなので、「書く」技術だけを知りたい方は飛ばしてください。

でも、日常の会話にも役に立つことばかりですよ♪

 

聞きやすさの3つの要素

・声の質

・スピード

・滑舌

 

声の質:高い声よりも低い声の方が聞きやすい。滑舌とスピードでカバーできる。

スピード:ゆっくりめ(1分間350文字程度)が聞きやすい。

滑舌:母音を明確に発音する。

 

私の体験談

私は前職で、イベント等の司会進行を任されることもあり、「喋ること」は少し意識して学んだことがあります。

 

そこで、先ほどの3要素に加え、語尾の上がり下がりと抑揚を使い分けることが大事!というのをお伝えしたいです。

 

語尾を上げる・抑揚がある→盛り上げる。明るい雰囲気。アイドルは語尾を上げて話す人が多い。

語尾を下げる・抑揚がない→聞きやすい。落ち着いた雰囲気。アナウンサーは語尾を下げて話す人が多い。

 

 

私は、人前で喋る仕事をした時に、後ほどその動画を見たのですが、あまりにも酷かったです。

というのも、元々の声質と喋り方が、そのイベントとミスマッチだったんですよね。

 

まずは自分がどんな喋り方をしているのか、把握することが大事です。

自分で思っている声と、全然違います!!

録音するとか動画を撮るなど、客観的に聞いてみてください。

 

 

私は声が低めで、抑揚もあまりない喋り方をしています。

だから、盛り上げるエンターテイメント系のイベントの司会をやったときにお通夜か!!みたいになっていました。

 

そこから自分の喋り方を意識し始め、その場の雰囲気や求められている役割によって、変えるようになりました。

不思議と、抑揚も「わざとらしい…」って思うくらいつけても、聞いてみると普通なんですよねぇ。

※私の場合なので、元々声量があったり抑揚がつきやすい喋り方の人(いつもテンション高いとか、うるさいとか言われる人?)は、淡々と喋るくらいで普通になるのかもしれません。

 

盛り上げる系の司会進行は本当に疲れましたね。結婚式の2次会とか。終わると魂抜けきったようになっていました。笑

逆に、静かなところで真面目なお話をするのは、そんなに苦にならなかったですね。

 

喋り方は、人のイメージに大きく影響します。

私は「落ち着いている」と言われることが多いのですが、きっと喋り方がそういうイメージをもたらすのだと思います。

しかし、油断すると「つまらなそう」って言われるので笑、初対面の人が多い飲み会なんかでは、相当わざとらしく、大げさに喋っています。(それでようやく普通の人のテンションに聞こえるのだろう)

仕事の電話対応は、声のトーンは上げますが、なるべく語尾を下げて落ち着いた喋り方をするように心がけています。

 

その他の要素

【「間」が大事!】

「間」の効果とは

・聞き手の頭の中に話した内容を定着させる

・聞き手の集中力を高める

 

【大切なことはくり返す】

※やりすぎないこと

 

 

 

コミュニケーションでは相手が主役!

 

「伝え手が楽をすれば、聞き手が苦労する」

「伝え手が苦労すれば、聞き手が楽になる」

 

私は仕事で電話対応をしていますが、これ、毎日実感します。

話がわかりやすい人とわかりづらい人、ハッキリ分かれます。

 

以前、こんな事がありました。

 

取引先「Aのことなんですけど~」

私「…?少々お待ちください。(Aのデータ呼び出し)ハイ。どうかされましたか?」

取引先「これ、Bと同じ仕様にしてほしいんですけど~」

私「(Bのデータ呼び出し)かしこまりました」

取引先「で、これ○日までに届きます?」

私「…はい。(AとBのデータ必要なかったー!!)」

 

この記事の「話の構成」の部分で書いた結論から言うって本当に大事で。これだけでかなり時間短縮になります。

 

納期の確認ですが、AをBと同じ仕様にして頂いて、○日までに届きますか?」

「はい。大丈夫です」

 

ここまで短縮できるわ!笑

 

 

たまに、話が噛み合わなくて明らかにイライラしている人もいますが、それは自分の伝え方も良くないってことに気づこう。

(でも、そうやってイライラしている人って、きっと気づけないんだけどね。

相手が悪い・相手に理解能力がない、としか思わないから、自分が直そうとは思わないんですよね)

 

仕事で関わる人って、何十年もその道でやっているベテランさんもいれば、入社1年目の人だっています。

そりゃ、わかっている人の方が話は早いですが、1年目の未熟な人にキツく当たるのは、なんだかスマートではない。

余裕のある方がわかりやすく伝える努力をすれば良いし、それでもダメならわかる人に取り次いでもらえば良いだけのこと。

わざわざイライラした態度を取るのは、威圧感を与えたいからなのだろうか?

 

めぐる
仕事だから何も言わないけれど、プライベートではあまり関わりたくないタイプね…。

 

 

 

まとめ

 

とてもためになるお話を聞けました!!

 

「わかりやすく伝える」というのには、技術やコツが必要なんですね。

 

 

今後ブログを書く際にも、伝わりやすい構成を意識して書きたいと思います♪

 

 

 

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